Opzet & inrichting van onderneming, administratie, urenregistratie, belastingdienst.

Opzet en inrichting administratie

je bent wettelijk verplicht als ondernemer een goede administratie te hebben en bij te houden. Dit is belangrijk voor u, de belastingdienst en om inzicht te krijgen in uw bedrijfsvoering voor de belastingdienst is dit belangrijk omdat u uw inkomsten en uitgaven moet kunnen verantwoorden voor je adviseur, die een jaarrekening en daaraan gekoppelde aangifte moet vervaardigen op basis van uw gegevens.

Administratie is een ordening van alle schriftelijke en elektronische gegevens over uw onderneming die systematisch verloopt. Maar ook gegevens, urenregistratie, agenda's, computerbestanden en correspondentie.

De opzet van een administratie

bij het opzetten van een administratie zijn er een aantal zaken die je ervoor moet gebruiken.

Ordner

voor elk kalender jaar richt je een ordner in met tabbladen. Bijvoorbeeld:

algemeen
bank
kas
verkoopfacturen
inkoopfacturen
omzetbelasting
aangiften
aanslagen
deze tabbladen kun je best op chronologische volgorde bewaren.

Zakelijke rekening

Uw zakelijke verkeer kunt u best laten lopen via een zakelijk bank of girorekening. De afschriften kunt u best in een aparte ordner bewaren op chronologische volgorde. Achter de bankafschriften steekt u altijd de juiste aankoopnota, want op een bankafschrift is niet altijd te zien over wat voor soort uitgave het gaat.

Ontvangsten en betalingen anders dan via de zakelijke rekening

als u een factuur heeft verzonden en de afnemer betaald contant, dan vermeld dit best op de factuur: contant ontvangen, met de datum erbij vermeld. Als de afnemer onbewust dit op uw privé rekening betaald, vermeld u ook contant ontvangen. De zakelijke uitgaven die niet worden betaald via de bankrekening word opgeborgen onder de financiële ordner onder het tabblad kas.

Facturen

u moet uw facturen doorlopend en opeenvolgend nummeren. Op een factuur moet het volgende staan:

datum
factuurnummer
naam & adres dienstverlener
omschrijving van de verrichte dienst
prijzen excl. BTW
BTW bedragen uitgesplitst naar BTW-tarief
indien van toepassing uw inschrijvingsnummer bij KvK
van de facturen die u zelf verstuurd bewaart u altijd een kopie onder het tabblad verkoopfacturen. Deze kopieën hoeven niet achter de bankafschriften worden opgeborgen.

Administratie inrichting

alles wat u op papier of elektronisch vastlegt over uw onderneming valt onder administratie.
Bijvoorbeeld:

kasadministratie & kassabonnen
ontvangen facturen & kopieën van verzonden facturen
financiële aantekeningen (zoals inkoopboek & verkoopboek)
bank en giroafschriften
contracten, overeenkomsten & andere afspraken
agenda's & afsprakenboeken
correspondentie met uw afnemers & leveranciers
software & databestanden

voor u zelf en degene die uw administratie verzocht en voor de instellingen is het belangrijk om een overzichtelijk inzicht te hebben in de administratie
de administratie laat de ondernemer zien hoe het ervoor staat met zijn bedrijf, of hij winst of verlies maakt, of de verkoopprijzen dienen bijgesteld te worden, of de inkoopprijzen te hoog zijn, of er ruimte is om personeel aan te nemen, etc.
alle gegevens bewaren in een doos of lade is natuurlijk geen goede vorm om de administratie te onderhouden.
Voor ieder bedrijf geldt een specifieke opzet van de administratie, hieronder zit u enkele voorbeelden. Het beste is om al uw 'papieren' geordend op datum op te bergen in verschillende ordners.

Kasadministratie: u bergt alle facturen, kassabonnen, kwitanties etc. op van elke betaling en ontvangst die contant gebeurt in deze ordner. Het opbergen dit te gebeuren op datum en aan het eind van iedere maand dient een kopie van uw kasboek hieraan toegevoegd te worden.

Bankadministratie: in de order bankadministratie bergt u alle ontvangen bankafschriften op, natuurlijk op datum, en met daarbij de factuur die u betaald heeft, de kassabon van uw betaling per pin pas, een kopie van een factuur waarop u een betaling van uw klant heeft ontvangen en voorts zo verder dat voor iedere mutatie die op uw bankrekening heeft plaatsgevonden een bijlage bij het bankafschrift komt.

Verkoopadministratie: hierin komen de kopieën van uw facturen op nummer gerangschikt.

Inkoopadministratie: hier bergt u netjes gesorteerd op leverancier en vervolgens op datum de door u gemaakte bestellingen en voegt daarbij telkens de afleveringsbonnen, vrachtbrief, brieven over manco's of foutieve leveringen en andere correspondentie op. Hierdoor kunt u snel terugzoeken wat er met een levering was en of de ontvangen factuur klopt met datgene wat u besteld heeft en wat geleverd is.

Contracten en overeenkomsten: het verstandigste is om een afzonderlijke ordner aan te leggen en hierin per leverancier of ander bedrijf de overeenkomsten of andere belangrijke papieren op te bergen. Hierdoor zal het makkelijker zijn om zaken aanzienlijk op te zoeken. Als u deze papier opbergt tussen de facturen of andere documenten, zal het voor u alleen maar lastiger worden om de papier terug op te zoeken. Als u de offerte opbergt steek hier dan altijd de klantaantekeningen en berekeningen bij zodat u snel inzicht heeft over hoe u tot de berekening van de offerte bent gekomen.

Personeel: als u personeel in dienst heeft maak dan een ordner aan waarin u de basisgegevens van personeel bij elkaar heeft. De basisgegevens van het personeel is:

sollicitatieformulier
arbeidsovereenkomst
loonbelasting verklaring
kopie aanmelding bedrijfsvereniging
kopie aanmelding ziekenfonds
kopie paspoort/identiteitsbewijs en als nodig is verblijfsvergunning
kopie aanmelding Arbo-dienst
verder kunnen hier ook nadere afspraken bijgevoegd worden en verslagen van beoordeling of functioneringsgesprekken.

Vakantie/verzuim administratie: als u personeel in dienst heeft, dan kunt u best per personeelslid een aparte kaart waarop u de vrije dagen van het betreffende personeelslid bij kunt houden, of als hij een ADV dag nam, en ook de dagen waarop het personeelslid niet aanwezig was geweest wegens ziekte. Dit is noodzakelijk om een juiste salarisstrook te kunnen maken maar het geeft ook voor u zelf een duidelijk beeld over het verzuim van uw personeelsleden.

uren registratie: als u bij uw afnemers ter plekke werkt hou dan best een uren registratie aan. Hier door krijgt u een goed zicht van hoelang u of uw personeelsleden hebben gewerkt met de opdracht, en of dit in overeenstemming is met de tijd die u ervoor had ingeschat. Is het zo dat deze tijden nogal afwijken van uw calculatie vooraf, dan is het misschien verstandig om voor de toekomst uw calculaties hierop aan te passen.

Agenda: als u niet werkt op geplande uren, dan is het nog heel verstandig om toch een agenda aan te schaffen, om te zien welke afspraken u heeft, op welke tijdstippen u waar bent geweest en waarom. Dit vergemakkelijkt het nazoek werk voor uzelf, maar ook bij controle van uw kilometerstand van uw auto, als u vaak op weg bent met de auto, en om te zien hoeveel tijd u ermee spendeert. Daarom is voor uw bedrijf een agenda zo belangrijk.